Af freelancejournalist Lone Bolther Rubin
Det er blevet lettere for plejepersonalet at lave en god løsning første gang, når en borger i Silkeborg har brug for hjælp til en forflytning.
Det er der en række grunde til. Her er tre af de vigtigste:
- For det første har alle nye medarbejdere fået et kompetenceløft i forflytning med to dage på skolebænken mod tidligere en dag. Tilbuddet gælder også eksisterende medarbejdere, der har brug for brush up.
- For det andet er strukturen for bevilling af hjælpemidler ændret, så den tager udgangspunkt i borgerens situation i stedet for lovgivningen. Før sad de samme terapeuter i myndigheden og bevilgede hjælpemidler efter arbejdsmiljøloven og serviceloven, og i driften forsøgte man at købe de ting ind, man ikke kunne få fra myndigheden. Nu sker alle bevillinger vedrørende arbejdsmiljø i driften, og langt flere beslutninger kan træffes hurtigt af medarbejdere tæt på borgeren.
- For det tredje giver en ny elektronisk håndbog overblik over kommunens hjælpemidler. Der kan man slå op, hvilket hjælpemiddel der er bedst til opgaven, og hvem der kan bevilge det. Det har fjernet en masse tvivl og gjort kommandovejen kort og effektiv.
Ændringerne trådte i kraft i efteråret 2018. Mindre end et år senere har det resulteret i færre arbejdsskader og reduceret antallet af overflødige transporter med ’forkerte’ hjælpemidler.
Første udfordring var at overbevise alle lederne og finde midlerne
Løsningen lyder simpel, ja næsten indlysende. Men det har været noget af en omvæltning. Og det har givet søgang, kunne sektionsleder Jette Laumand fortælle på en workshop på Fagligt Træf 2019 i Nyborg.
”Så stor en omvæltning kræver forankring i ledelsen, og det har ikke været let,” siger hun.
Men der var mange grunde til at gøre noget. Her er nogle af dem:
- Opgavefordelingen mellem myndighed og drift krævede koordinering og tog lang tid.
- Der var mange arbejdsulykker på grund af uhensigtsmæssige håndteringer af borgere. De kostede Silkeborg Kommune 10 mio. kroner om året.
- Hjælpemiddelcentret kørte ud med hjælpemidler alt for mange gange. Enten fordi den første løsning viste sig ikke at være den rigtige, eller fordi bestillingerne ikke var koordineret mellem de forskellige sektioner.
- Hjælpemidlerne var ikke på plads i hjemmet, når borgere blev udskrevet fra sygehuset.
”Helt grundlæggende evnede vi ikke at samarbejde om at gøre det, som var bedst for borgeren. En lille sag kunne blive til utallige emails, der tog opmærksomheden fra at løse problemet,” fortæller Jette Laumand.
Det var nødvendigt at tænke nyt, hvis både borgere og medarbejdere altid skulle være i ’sikre hænder’, og hvis det skulle være muligt for medarbejderne at ’vælge den gode løsning første gang – hver gang’.
Det koster penge at ændre på strukturen, udvikle en hjælpemiddelhåndbog og øge uddannelsesniveauet. Men det lykkedes den samlede ledelse at blive enige om, at hver afdeling skulle afse penge i driften med en forventning om, at en effektiv struktur på sigt ville spare på arbejdstiden og reducere udgifterne til sygefravær.
Anden udfordring: At blive enige om ny struktur
Den næste udfordring var at flytte beslutninger om forflytningsmetode og bevilling af hjælpemidler tættere på borgerne i en helt ny kompetencestruktur. For nogen skal afgive indflydelse, for at andre kan få.
”Der skulle sluges nogle kameler,” erkender Jette Laumand.
Alle medarbejderne er med inspiration fra Horsens Kommune blevet inddelt i fire kompetenceniveauer:
- Det primære plejepersonale
- Forflytningsvejledere
- Terapeuter
- Et arbejdsmiljøteam på tre ergoterapeuter
Kommandovejen er simpel. Der er nemlig kun en. På hvert niveau er det klart defineret, hvilke beslutninger der må træffes.
Står en plejer med en opgave, som kræver beslutning på niveau 2, 3 eller 4, så kan vedkommende tage direkte kontakt, få en hurtig vurdering, og hjælpemidlet kan bestilles.
Niveau 1 og 2 har den daglige forflytningsopgave med borgerne, mens niveau 3 og 4 kobles på til sparring, og når en borger kræver særlige hensyn.
”Vi er de overordnede øjne, der kan vurdere situationen analytisk og beslutte, hvordan den skal håndteres. Hvis den enkelte medarbejder ikke har kompetencerne i en kompliceret sag, så finder vi sammen det rette niveau til opgaven. Der er meget fælleshed i vores måde at arbejde på,” siger Rikke Juhl Mikkelsen, der er ergoterapeut i arbejdsmiljøteamet.
Styregruppen har det endelige ord, hvis der er tvivl
Over de fire kompetenceniveauer svæver en beslutningsdygtig styregruppe, som også har ledet forandringsprocessen. Den består af lederne af de 4 sektioner i Sundhed & Omsorg, 2 arbejdsmiljøkonsulenter, arbejdsmiljøteamet og deres nærmeste leder, som også er leder af hjælpemiddelcenteret. Jette Laumand er formand for styregruppen.
”Når der engang imellem er usikkerhed om en beslutning eller en bevilling, så drøfter vi den i styregruppen. Alle har en mening om, hvad der er det bedste, og bølgerne går højt. Men inden vi forlader et møde, så har vi truffet en beslutning. Det er effektivt, og vi bliver alle sammen dygtigere – også ledelsen,” siger Jette Laumand.
Rikke Juhl Mikkelsen er en af de tre terapeuter i arbejdsmiljøteamet og derfor også med i styregruppen. Før var Rikke ansat i ’myndighed’. Hun var en af de terapeuter, som besluttede, om en borger kunne tildeles et hjælpemiddel med udgangspunkt i serviceloven eller arbejdsmiljøloven.
Nu bevilger hun udelukkende hjælpemidler efter arbejdsmiljøloven med fokus på borgerens og medarbejdernes sikkerhed, men hun samarbejder samtidig med terapeuterne i Myndighed. Rikke Juhl Mikkelsen er begejstret for den nye struktur og for, at styregruppen kan træffe endelige afgørelser – i én enkelt sagsgang.
”Det er vanvittigt effektivt, når man har været 19 år i det kommunale system, hvor beslutninger kan cirkulere rundt mellem tre chefer og et udvalg i en uendelighed,” siger hun.
Silkeborg er ikke i mål, men godt på vej og resultaterne er til at få øje på
Arbejdsmiljøkonsulent Mai-Britt Thyrring følger løbende op på, om forandringen har givet resultater. Indtil videre ser det lovende ud.
- Medarbejderne oplever, at det er blevet lettere og hurtigere at få arbejdsmiljø hjælpemidler.
- Medarbejderne oplever, at de oftere finder den gode løsning i første forsøg.
- Antallet af ’ledskred, forstuvninger og forstrækninger’, som er hyppige arbejdsskader inden for forflytninger, er faldet med 34 pct.
”Det er signifikant. Vi gør en forskel. Der er kommet meget mere præcision i, hvordan vi skal forflytte. Vi har ens metoder, og vi bliver dygtigere. Vi er ikke i mål, men jeg vil vurdere, at vi lykkes i 80 pct. af sagerne. Det er en proces, og vi skal bruge alle uklarheder til at blive skarpere. Vi må ikke give nogen skylden for noget, men i stedet fokusere på, hvordan vi kan blive endnu bedre,” siger Mai-Britt Thyrring.